Sudah tak asing lagi penggunaan software kasir toko pada bisnis food and beverage (FnB) dan retail untuk menunjang operasional bisnis. Software kasir toko memiliki fungsi yang lebih kompleks dibandingkan dengan mesin kasir biasa.
Mesin kasir biasa hanya berfungsi sebagai pencatat, kalkulator dan pencetak struk transaksi. Sementara software kasir memiliki berbagai fitur selain untuk tugas mesin kasir biasa. Mulai dari pencatatan pesanan, penghitungan total pesanan, pengiriman data pesanan pada beberapa fitur, hingga sebagai penyimpan data dan laporan penjualan.
Berdasarkan uraian di atas, software kasir toko hampir tak memiliki kelemahan dan dampak buruk yang ditimbulkan untuk jalannya bisnis. Meski demikian, penggunaan software kasir yang tak sesuai dengan kapabilitasnya atau bahkan kurangnya pengetahuan user dalam mengoperasikan menjadikan bumerang pada bisnis tersebut.
Adapun kelemahan dan dampak buruk yang mungkin terjadi pada software kasir adalah sebagai berikut:
- Rawan Pembobolan
Software kasir toko yang terhubung dengan ethernet memudahkan hacker untuk mendapatkan akses ke aplikasi tersebut. Hacker atau pembobol ini akan melakukan perubahan harga produk, membuat promosi pada toko maupun bisnis FnB tersebut hingga mencuri data pelanggan seperti nomor kartu kredit.
- Kesalahan Sistem (Error, Lambat)
Sebagian besar software kasir membutuhkan internet dalam pengoperasiannya. Sehingga memungkinkan software terkena virus ataupun jaringan internet yang tidak stabil selama digunakan yang berakibat pada sistem kasir yang mengalami error. Banyaknya data yang dibuka pada software pun menyebabkan cache semakin besar yang berdampak pada sistem yang lambat bahkan bisa berhenti otomatis dalam waktu lama.
- Pengguna Kurang Mahir
Pengguna software kasir toko yang masih belum terampil menghambat kinerja perusahaan. Baik pada kasir, pelayan, koki, gudang bahkan pada level manajerial. Sehingga fungsi software kasir pun menjadi tidak optimal.
- Kapasitas Penyimpanan Terbatas
Data penjualan maupun laporan bisnis yang disimpan bertahun-tahun membutuhkan memori penyimpanan yang cukup besar. Tak banyak software kasir toko yang menyediakan cukup ruang penyimpanan. Pemilik bisnis harus menambah biaya lagi untuk membeli ruang penyimpan data apabila tak ingin data-data perusahaan miliknya hangus. Hal ini pun berpengaruh terhadap beban pengeluaran perusahaan.
- Kemungkinan Fraud oleh Karyawan
Fraud atau kecurangan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan khususnya pada outlet maupun pada proses pembelian bahan baku sangat merugikan perusahaan. Adanya tekanan dari pihak lain ataupun adanya kesempatan menjadikan karyawan gelap mata untuk melakukan kecurangan. Data yang diproses pada sistem tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan.
Adapun cara menghindari akibat buruk yang terjadi pada penggunaan software kasir adalah sebagai berikut:
- Pilih software komputer kasir yang menggunakan sistem cloud. Cloud adalah media penyimpanan berbasis digital yang hanya dapat diakses menggunakan koneksi internet. Contoh media cloud seperti Dropbox, Google Drive, dan iCloud.
- Hapus secara berkala memori dan cache, agar software dapat berjalan secara lancar dan tidak terbebani cache. Pastikan perangkat keras yang menjalankan software telah terpasang UPS dan jaringan internet aman.
- Adakan pelatihan karyawan sebelum mengoperasikan software kasir dan pilih pengembang software yang menyediakan tim support yang dapat dihubungi selama 24 jam penuh.
- Hapus secara berkala data perusahaan yang telah melebihi batas penyimpanan, misal data penjualan di atas lima tahun dsb. Pemilihan software kasir yang memiliki database yang besar pun suatu pilihan yang tepat.
- Lakukan audit dan evaluasi berkala pada karyawan yang menduduki posisi penting dan pastikan CCTV perusahaan dapat menangkap setiap kegiatan pada ruang kerja karyawan tersebut
aplikasi kasir terbaik 